怎样才能做好项目管理(如何进行有效的项目管理)

优秀的项目管理一定是高效协调各方资源、反馈及时、调整迅速的。

同时可以做到让参与各方在整个项目过程中张弛有序、愉快合作,最终实现产品项目的效益最大化。

那什么是项目呢?

项目是为向客户提供独特的产品或服务而进行的临时性任务,项目有两个重要的特点:

  • 一个是一次性的活动:项目有明确的开始和结束日期;
  • 另一个显著的特点是独特性的活动:交付的结果是独特的,所以其过程中需要创新性的活动来保证交付这个独特性的结果。

因此:

  • 修建一栋楼房是项目;
  • 开发一个新产品是项目;
  • 植树也是一个项目。

通过有效的项目管理,你将获得更多的时间和更少的花费。

怎样才能做好项目管理(如何进行有效的项目管理)

产品开发项目不能孤立地优化,这些项目在资源方面存在依赖关系,也可能共享可以降低成本的协同效应。

项目管理是指在企业有限的资源下,通过项目经理和项目团队的共同努力,运用系统的理论和方法,对项目所涉及的全部工作进行有效的管理。

项目管理是一项技能,用于管理项目以及项目之间的联系,以优化整个项目。

也即,在整个项目生命周期内进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价等管理活动,以实现项目的目标。

确定谁在跨职能团队的项目中做什么是非常基本的。

具有明确职责和截止日期的明确任务是项目管理的 101(百里挑一)。

而圆点图恰恰可以做到这一点。

圆点图是对 RACI 图的优化,是矩阵框架中的一组相互连接的圆圈。

那什么是RACI图呢?

RACI 包含四方面的内容:

  • 谁负责(R = Responsible),即负责执行任务的角色,该角色具体负责操控项目、解决问题;
  • 谁批准(A = Accountable),即对任务负全责的角色,只有经他同意或签署之后,项目才能得以进行;
  • 咨询谁(C = Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人员;
  • 通知谁 (I =Informed),即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他咨询、征求意见。

分清谁在项目中做什么是最基本的要求,明确的任务、明确的职责和截止日期,是项目管理的基础。

RACI 图表有助于定义哪些角色是负责人、咨询人和知情人。

圆点图

在横轴上标识关键可交付成果,在纵轴上标识关键角色。

绿色圆圈表示活动涉及某个职能,而深蓝色圆圈表示给定可交付成果的直接责任人 (DRI)。

怎样才能做好项目管理(如何进行有效的项目管理)

优点:

  • 提供角色和职责的清晰可视化表示;
  • 通过澄清谁做什么来帮助防止错过可交付成果;
  • 防止因两个人在同一任务上工作而浪费资源;
  • 帮助团队在项目开始时就角色职责达成共识。

以华为为例,产品开发过程会涉及如下角色:

怎样才能做好项目管理(如何进行有效的项目管理)

创建圆点图的步骤:

  • 项目经理填写图表的草稿;
  • 与团队举行了一次审查会议;
  • 团队从项目计划中确定关键任务(大约 5-15 个),并将它们按时间顺序放在图表顶部;
  • 团队列出负责交付流程的关键职能,重要的是要将参与任务与交付任务的责任区分开;
  • 用空心圆圈表示参与特定任务的任何功能组,用实心圆圈表示最终负责完成任务的一个功能组;
  • 所有任务都必须有一名且只有一名直接负责人 (DRI)。

团队应在计划的早期审查圆点图,在审查会议结束时,职能代表签署他们的各种任务。

将此文档存储在项目团队文件库中,以便于访问和查看。

当关键任务即将到期时,可以快速查看谁负责交付这些任务。

最重要的是,这是一份动态文档,如果职责发生变化,你必须更新图表以反映这些变化。

该图表的最大价值在于团队讨论,并就可交付成果以及由谁负责的审查会议。

你需要根据项目大小或类型,修改工具以匹配手头任务的范围。

对于大型项目,你可以有两个级别的圆点图,一个是整体级别,其他几个子系统级别。

例如,一个大型软件平台项目可能总共有四个圆点图:

  • 三个二级图表,涵盖网络、客户端和设备;
  • 一个涵盖整个项目。

有时需要更加明确任务和角色,在这种情况下,只有不参与、参与和负责三个级别是不够的,你可能需要添加其他角色,例如,批准和咨询。

项目管理的成功不等于产品的成功,项目管理的成功表现在进度满足要求,开发费用降低,企业获得了必要的知识、经验。

但对于产品开发项目来说,最终的目标是实现产品的市场成功、财务成功。

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